PTG Minutes


Meeting Minutes 
Tuesday, March 9, 2010 
7:15 p.m. 

Attendees: 
Julie Sasaki, Jeanne Bucci, Michelle Hannigan, Patti Turner, Juliette Cote, Sam Patti, Vincent 
Cirelli, Gabrielle Dota, Susan Cannon, Marjie Murphy, Susan Coloma 
Meeting called to order by President Julie Sasaki at 7:15 p.m.  

New Business 
Julie Sasaki: 
• Julie began the meeting with prayer. 
• PTG for next year:  We will advertise/post all positions. Even if a position is currently filled 
and the person has not yet served two years, the interested person would be encouraged to 
join in a co‐chair position. 
• Fundraising hours: Forms for next year are starting to go out. We discussed whether or not 
we need to change the current ratio of fundraising/school/festival hours. The committee 
chairs stated that we have enough hours in each category and do not need to shift the 
number of hours. Donating hours is accepted under special circumstances; there are not 
currently any problems in this area. Box tops and Garden Café will continue to be personal 
choice hours, not fundraising hours, because the hours worked vs. monies raised is not 
significant. 
• Next meetings: April 14th, May 25th. 
• Julie asked if we should have a parent education night this spring or next fall. The group 
thought this spring (after auction/festival) might be good if we can find the right topic. 
Marjie will send around the link to the Race to Nowhere trailer. This could be a good event 
if we can team up with local schools, R.E., etc. 

Chairperson Reports 
Sam Patti: Festival 
• Security is not on the Festival website yet – the committee is waiting to see how many 
reserve officers will be there. He has the names of several people who have done it in the 
past who have been good security people and will ask some of them to be security. It is 
being evaluated and will be on the website closer to the date of the festival if we still need 
people.  
• Festival hours do not start to “count” until 6 p.m. Friday until 2 p.m. Sunday. 
• People who have questions about signing up for the festival should contact Sam.  
• Festival shifts are 35% filled.  
Sponsorship/Golf Tournament: Vince Cirelli   
• The date for the 2010 Golf Tournament is Friday, September 10th at Diablo Creek Golf Course.  
• Vince will send out letters for directory sponsorship in early April. 
• Will put a notice in the bulletin in case anyone knows someone who wants to be a sponsor 
for the directory. 
• Golf letter gift request will go out in May. 

Susan Coloma: Room Parents 
• It was suggested that back‐to‐school night classroom sign‐ups be held by “lottery” and 
room parents can select people for certain events. This would solve the problem of parents 
rushing to sign up for events. Susan will also see about having “helpers” in the classroom to 
facilitate the sign‐up process to avoid the rush. She will talk to teachers/room parents and 
see what they think. 

Susan Cannon: Hospitality 
• WASC went very well. Room parents signed up and brought lunches for the visiting team, 
and Gabrielle Dota and Susan provided breakfasts. It was very organized. 
• So far there are not any special occasions (retirements, baby showers) to plan for the end of 
year.  

Fundraising: Michelle Hannigan 
• The fundraising night out at Rubio’s will be combined with Yogurtland next door. Pasta 
Primavera received 39 flyers and donated about $321.92 to CTK – their “best yet”, 
according to the restaurant. Chuck‐E‐Cheese is coming up 3/25. Michelle is looking at 
having a night out at Sweet Tomatoes, but there are some conditions (such as requiring 
people to buy their beverages there).  
• Michelle suggested having a raffle for the students right before the fundraising evenings 
with a gift card to the featured restaurant. 
• The Walk‐a‐Jog‐a‐Thon fully funded the Caritas trip this year. Extra monies raised will pay 
for a Lawrence Hall of Science Program that will be for all students. Julie will announce this 
in the PTG News.   

Box Tops: Barbara Gilbert 
• Barbara will do a spring/summer box top drive to make sure we make the October deadline. 
(We didn’t meet the February deadline.) 
• It was suggested that one person from each class sign up to be box top representative and 
count/cut/bundle box tops. We could also remind people to cut them nicely before turning 
in. 

Auction: Kasey Curran (via Julie Sasaki)  
• Ticket sales went great; there are still some tables available. 
• Procurement is the focus for March (rental property, vacation homes, etc.) 
• Empty shoe boxes and baskets can be used for displaying items – please bring them to the 
main office if you have any. 

The meeting was adjourned at 8:30 p.m. 

The next meeting is scheduled for Wednesday, April 14th at 7:15 p.m. in the Media Center. 
Submitted by: Marjie Murphy, Secretary 
 

Meeting Minutes 
Wednesday, April 14, 2010 
7:15 p.m. 
Attendees: 
Julie Sasaki, Jeanne Bucci, David and Lori Sanderson, Sam Patti, Anna Giglio, Susan Cannon, 
Gabrielle Dota, Marjie Murphy, Barbara Gilbert, Holly Jansen 
Meeting called to order by President Julie Sasaki at 7:15 p.m.  

New Business 
Julie Sasaki: 
• Julie began the meeting with prayer. 
• March minutes were passed around and approved. 
• Julie passed around the Family Service sign‐up sheet that goes out with the spring family 
packets. Each committee chair should review, edit or write “no changes” at the top, and 
give it to Mrs. Wilson. She will make any changes. 
• Patti Turner would like to lead a financial seminar on “Raising Savvy Savers” for parents of 
children 6‐8 years old. This would happen on a Friday morning (in conjunction with the 
Garden Café.) The PTG was unanimously in favor of Patti presenting on this topic. 
• Race to Nowhere: April 22nd at Dean Lesher has been cancelled. The 4/23 showing at Orinda 
Theatre had been sold out, but another screening was added 4/24 at 9 a.m. Check out the 
website, www.racetonowhere.com, to see other viewing times and places. (Carondelet is 
purchasing the DVD and will probably have a showing in the fall; CTK will look into 
purchasing a copy as well.) 
• Peggy Marani had a computer problem; financial committee will meet in May. 
• Back‐to‐School barbecue: Date has to be set. Julie will speak with Jay Becker to see if he 
wants to chair it and what date works best. School will start on Tuesday. Options are the 
Sunday before school starts or the Sunday after school starts. The PTG preferred the first 
Sunday. Mrs. Bucci will bring both dates to the calendar meeting with the Parish staff. 
• There was a notice in the Catholic Voice about a survey regarding Catholic schools “The 
Future of Catholic Schools in the Diocese of Oakland”. All parents and teachers are asked to 
fill out the survey online. The information will be in the newsletter next week. Julie will ask 
the room moms to get the information out to the parents: 
https://www.surveymonkey.com/s.aspx?sm=nGXoOzW8Bl4zfBsKtPZKQEdjYyuLwrjQdSK5tH
gmFpk%3d& 
• Our next meeting is May 25th: We will vote on budget and bylaws. 
• In June Mrs. Gannon‐Briggs would like to have an appreciation dinner for the PTG and School Board 
together. 

Mrs. Bucci 
• Mrs. Bucci reported that there is an architectural plan for the amphitheatre. There will be a 
rendering available at the auction and for the Auction Preview Weekend. It should cost 
under $100,000. This is the fund‐a‐need item for this year’s auction. The plan is to break 
ground this summer. 

Chairperson Reports 
Sam Patti: Festival 

• Festival shifts are 52% filled (before the sign‐ups after church last weekend.) 
Michelle Hannigan (via Julie Sasaki) 
• Chuck‐E‐Cheese raised $161.41. 
• Rubio’s coming up 4/15. 
• Next Wednesday – Lawrence Hall of Science assemblies (with money from walk‐a‐jog‐a‐thon). 

Garden: David & Lori Sanderson   
• The prayer garden was dedicated a few weeks ago. 
• There is a work party this Saturday to clean things up and plan for other projects (such as a seating 
area in the lower garden). 
• Materials for the compost bin are down in the garden area. 
• There is a meeting on the 16th regarding spring/summer plans. The goal is to get more classes and 
students during class time down into the garden. 

Susan Cannon: Hospitality 
• Susan is working with Mrs. Wilson to put together information for mentoring new families. 
She received many responses the day the flyer went out in the family envelope looking for 
new mentors.  

Education: Anna Giglio 
• A parent education night hasn’t worked out this year. We will look into the Race to 
Nowhere DVD in the fall. 
 
Box Tops: Barbara Gilbert 
• Barbara will send in a batch of box tops this spring. 
• Next year we will see about having one representative from each class count and bundle 
the box tops. (Julie will pass the information on to Susan Coloma.) 

PR: Holly Jansen 
• April newsletter coming soon. 

Auction: Kasey Curran (via Julie Sasaki)  

• Help is needed for the Auction Preview weekend, April 24‐25 after the 5 p.m., 8, 9:15 and 
10:45 masses to sell "Appreciation" note cards. 
• During the week before the auction: 
o Donated items need to be packaged for display. If you have a creative side, this 
would be the job for you! April 19 and 28. 
o Silent Dessert Auction: assist in organizing desserts once they arrive at school Friday, 
April 30th. 
o SET UP! Need several people to set up the tent and gym Thursday April 29th 9 a.m. 
to 8 p.m. and Friday April 30th 9 a.m. until it's done. Tables, linens, chairs, large 
silent and live auction item displays, helping decoration team. More details to 
follow. 
• Auction Night: 
o Beverages: 1 or 2 more bartenders needed in the dinner/live auction 8 ‐ 11:30 
o Raffle Tickets: Need 2 outgoing personalities, good at sales to sell raffle tickets 
during the silent auction. 
o Assist in selling and "delivering" fine wines to buyers' tables 5:30 ‐ 8. 
o Dessert Auction: Needs 2 volunteers to deliver desserts to winners' tables, meet at 
the kitchen 8:30, done by 9. 
o Premier and Live Auction recorders: need 2‐3 people to record live auction items 
and final bids during cocktail and live auction. 
o Take Down: Need 5 people Sunday May 2nd to help put away tables and chairs. 
• Please contact Rachel Chesharek at chezzr@yahoo.com by April 16th! 
Bylaws: 
• Major changes (to vote on at our next meeting): 
o Organizational chart will stay mostly the same. Will add a branch “Executive” committee 
(President, VP, Secretary, Treasurer), include Art Awareness under “Education”, Garden will 
be put under Education. 
o Officers: Added the current officers/positions that are currently on PTG. Everyone now 
officially has a  vote. 
o President: Will try President/President‐Elect/Past President model. All other positions will 
remain at 2 years. 
o Meeting: Quorum will change to 2/3 of voting members. 
o PTG will not oversee finances of Auction/Festival/Garden, etc. – those committees will 
report directly to the principal.  
o Auction/Festival/Garden chairs will be liaisons to keep the lines of communication open. 
 
The meeting was adjourned at 8:20 p.m. 
The next meeting is scheduled for Tuesday, May 25th at 7:15 p.m. in the Media Center. 
Submitted by: Marjie Murphy, Secretary 
 
______________________________________  ___________________________________ 
Julie Sasaki, PTG President        Kathy Gannon‐Briggs, Principal 
 
______________________________________ 
Jeanne Bucci, Vice Principal